Darstellung
Der WhatsApp-Assistent
Der Assistent ist der Work7-Kontakt in WhatsApp. Er versteht Text und Sprachnachrichten, zeigt Menüs und Buttons und fragt vor jeder Änderung nach. Alles, was du ihm gibst, landet im selben System wie im Büro.
Grundregeln
- Ein Wort genügt: „Menü“ öffnet das Hauptmenü, jede Funktion ist von dort in zwei Tipps erreichbar.
- Sprache und Menü sind gleichwertig. Was du im Menü findest, kannst du auch einfach sagen: „3 Stunden Fliesen legen bei Huber“.
- Nichts passiert ohne Bestätigung. Bei Buchungen, Rapporten, Anträgen und Versand zeigt der Assistent eine Vorschau mit Buttons. Erst dein Tipp auf Bestätigen oder Speichern schreibt etwas. Lesen geht sofort.
- Versand an Kunden (Rapport, Termin, Angebot) zeigt immer Empfänger und E-Mail-Adresse, bevor etwas rausgeht.
- Mehrere Aufgaben in einer Nachricht sind erlaubt. Der Assistent arbeitet sie nacheinander ab, jede mit eigener Bestätigung.
Das Hauptmenü
| Bereich | Menüpunkt | Was dahinter steckt |
|---|---|---|
| Baustelle | Zeiterfassung | Kommen, Gehen, Stunden buchen, Meine Woche |
| Baustelle | Rapport | Tagesbericht für den Kunden erfassen und senden |
| Baustelle | Bautagebuch | Tagesdoku erfassen und ansehen |
| Baustelle | Projekt | Zeiten, Material, Team, Termine, Belege eines Projekts |
| Baustelle | Foto & Datei | Bilder und Dokumente ins Projekt legen |
| Büro | Verkauf | Angebote, Rechnungen, Zahlungen, Kunden, Anfragen |
| Büro | Zahlen | Umsatz und offene Posten |
| Persönlich | Abwesenheit | Urlaub, Krankmeldung, Arzt |
| Persönlich | Inbox | Benachrichtigungen und Aufgaben mit Buttons |
Mitarbeiter sehen nur die Punkte, für die sie berechtigt sind. Bereiche, die der Betrieb nicht gebucht hat, fehlen ganz.
Beispiele, die der Assistent versteht
- „Kommen“, „Feierabend“
- „Heute 4 Stunden Spachteln und 2 Stunden Streichen bei Projekt Müllerstraße“
- „Rapport für Huber: Max 6 Stunden Fliesen, Anna 4 Stunden, 3 Sack Kleber“
- „Ich bin von Montag bis Mittwoch auf Urlaub“
- „Frag Familie Huber, ob Donnerstag 15 Uhr für die Besichtigung passt“
- „Welche Termine habe ich morgen?“
- „Wie kam der Umsatz im letzten Monat?“
- „Schick mir den Standort vom Projekt Bahnhofstraße“
- „Zeig mir das Bautagebuch von gestern“
Fotos und Dateien
Schick ein Foto oder Dokument in den Chat. Der Assistent fragt nach dem Projekt und legt es in dessen Ablage. Wenn du vorher schreibst „Ich schick dir gleich ein Foto vom Bad Huber“, weiß er das Projekt schon.
Wenn etwas nicht geht
- „Dieser Bereich ist in eurem Work7-Paket nicht freigeschaltet“: Der Betrieb hat das Modul nicht gebucht. Der Administrator kann es unter Einstellungen › Module anfragen.
- „Kein Projekt ausgewählt“: Nenne das Projekt beim Namen oder wähle es über Projekt im Menü. Danach bleibt es als aktives Projekt gesetzt.
- Der Assistent antwortet nicht: Prüfe, ob deine Nummer im Team eingetragen ist (Team-Seite im Web). Unbekannte Nummern bekommen nur einen Hinweis zur Einladung.