Darstellung
Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen
- FürBüro und Chef
- ModulRechnungen
Rechnung anlegen
Unter Rechnungen öffnet Neu drei Wege:
- Aus Rapport: abgeschlossene Rapporte eines Kunden auswählen; Stunden und Material werden zu Positionen. Die Rapporte gelten danach als verrechnet.
- Aus Angebot: ein angenommenes oder gesendetes Angebot wählen; Positionen werden übernommen, das Angebot wechselt auf „umgewandelt“.
- Leere Rechnung: Kunde wählen und Positionen selbst eintragen.
Rechnungsart wählen: Standard, Anzahlung, Teilrechnung, Schlussrechnung. Nummer, Datum und Zahlungsziel setzt Work7 aus den Einstellungen unter Finanzen.
Screenshot: Dialog „Aus Rapport“ mit ausgewählten Rapporten
Prüfen und versenden
- Positionen kontrollieren, Mengen und Preise anpassen, Speichern.
- Augen-Symbol für die PDF-Vorschau.
- Papierflieger für den Versand per E-Mail an den Kunden. Status: „gesendet“.
E-Rechnung: Ist das Zusatzmodul aktiv, exportierst du die Rechnung als ZUGFeRD oder ebInterface (EN 16931). Work7 prüft die Pflichtangaben vor dem Export und zeigt fehlende Felder an.
Zahlung erfassen
- In der Liste beim Reiter Offen oder Überfällig die Rechnung finden.
- Zahlung erfassen: Betrag und Datum eintragen, Speichern.
- Bei vollständiger Zahlung steht die Rechnung auf „bezahlt“, sonst auf „teilweise bezahlt“ mit Restbetrag.
Per WhatsApp
- Verkauf › Zahlung erfassen oder „Rechnung RE-2026-0042, 1.500 Euro eingegangen“. Vorschau, dann Bestätigen.
- Verkauf › Rechnung aus Rapport legt aus einem abgeschlossenen Rapport den Rechnungsentwurf an.
- Zahlen zeigt Umsatz des Monats und offene Posten; „Welche Rechnungen sind überfällig?“ listet sie auf.
Tipps
- Offene Posten im Blick: Der Reiter Überfällig sortiert nach Fälligkeit.
- Die Rechnungsnummern-Vorlage (zum Beispiel
RE-{JJJJ}-{#####}) stellst du einmalig in den Einstellungen ein; sie läuft je Betrieb fortlaufend.