Anfrage aus dem Posteingang anlegen und durch die Pipeline führen

• FürBüro und Chef
• ModulePosteingang, Anfragen
• VoraussetzungFirmenpostfach (Microsoft 365 oder Google) verbunden

Gilt ab Work7 0.2.0 · Stand 12.09.2026

Der Posteingang

Unter Posteingang siehst du die E-Mails eures Firmenpostfachs. Work7 sortiert sie automatisch vor: Anfragen, Rückfragen zu laufenden Vorgängen, Lieferanten, Sonstiges. Was ihr im Postfach schon gelesen habt, ist auch hier als gelesen markiert.

1. Mail anklicken. Rechts stehen Absender, erkannter Kontakt, Anhänge und der Vorschlag der Vorsortierung.
2. Bei einer neuen Kundenanfrage: Neue Anfrage. Work7 füllt Titel, Beschreibung, Kontaktdaten und, wenn erkennbar, Objektadresse, Objektart und gewünschte Leistungen vor.
3. Prüfen, gegebenenfalls Kontakt zuordnen oder neu anlegen, Anlegen.
4. Gehört die Mail zu einem laufenden Vorgang, ordnet Zuordnen sie der bestehenden Anfrage zu. Archivieren oder Ignorieren für den Rest.

Antworten kannst du direkt aus dem Posteingang, mit eurer Signatur.

Screenshot: Posteingang mit geöffneter Mail und Triage-Buttons

Bestätigung per WhatsApp

Ist die Benachrichtigung aktiviert, bekommt der zuständige Mitarbeiter neue Anfragen als WhatsApp-Nachricht mit den wichtigsten Daten und Buttons: Bestätigen, Korrigieren, Ablehnen. Nach dem Bestätigen schlägt der Assistent Besichtigungstermine vor.

Die Pipeline

Unter Anfragen liegt das Kanban-Board. Jede Anfrage hat eine Nummer und wandert durch die Stufen:

Stufe	Bedeutung
Eingegangen	aus Posteingang, Website oder manuell angelegt, noch nicht gesichtet
Neu / Qualifiziert	gesichtet, Kontakt zugeordnet, Umfang geklärt
Besichtigung geplant / erledigt	Termin vereinbart, siehe Termin beim Kunden
Angebot in Arbeit / gesendet	Angebot aus der Anfrage erstellt, siehe Angebot erstellen
Gewonnen / Verloren / Abgelehnt	Abschluss; „Gewonnen“ legt bei Bedarf das Projekt an

Karten lassen sich per Drag-and-drop verschieben; nicht erlaubte Sprünge blockt Work7. In der Detailansicht stehen Verlauf, Mails, Dokumente und Notizen.

Anfragen ohne Posteingang

• Manuell: Unter Anfragen Neu, zum Beispiel nach einem Anruf.
• Website-Formular: Über die Public API können Formulare Anfragen direkt anlegen. Das richtet ein Entwickler ein, siehe Entwicklerbereich.
• Per WhatsApp: „Welche Anfragen haben wir?“ zeigt die Pipeline mit Details und Status-Aktionen.