Erste Schritte

Gilt ab Work7 0.2.0 · Stand 12.09.2026

Work7 ist die Bürosoftware für Handwerksbetriebe: Anfragen, Angebote, Projekte, Rapporte, Rechnungen und Zeiterfassung an einem Ort. Das Büro arbeitet im Web unter app.work7.net, die Baustelle per WhatsApp. Beides greift auf dieselben Daten zu.

1. Anmelden

Öffne app.work7.net. Du hast drei Möglichkeiten:

• WhatsApp-Code: Telefonnummer eingeben, Code senden, den Code aus WhatsApp eintippen. Kein Passwort nötig.
• Passwort: E-Mail-Adresse und Passwort, wie bei der Einrichtung vergeben.
• Telefonnummer: für Mitarbeiter, die per WhatsApp eingeladen wurden.

Nach der Anmeldung landest du am Dashboard mit Kennzahlen, Favoriten und Kalender.

Screenshot: Anmeldeseite mit den drei Varianten

2. Betrieb einrichten

Als Administrator findest du unter Einstellungen alles, was einmalig eingerichtet wird:

1. Unternehmensprofil: Firmendaten, Logo, Adresse. Sie landen auf Angeboten, Rapporten und Rechnungen.
2. Gewerk: Das Gewerke-Profil (Maler, Elektro, SHK, Tischler …) bestimmt Vorschläge im Bautagebuch, Aufmaß-Typen und die Erkennung eingehender Anfragen.
3. Finanzen: Mehrwertsteuersatz, Zahlungsziel, Rechnungsnummern, Bankverbindung.
4. Integrationen: Microsoft 365 oder Google für Kalender und Postfach, Dokumenten-Speicher, DocuSign. Nur, wenn ihr diese Dienste nutzt.
5. Module: Übersicht, welche Bereiche für euren Betrieb freigeschaltet sind. Siehe Module und Pakete.

3. Team einladen

1. Team in der Seitenleiste öffnen, oben rechts Einladen.
2. WhatsApp wählen und die Handynummer des Mitarbeiters eingeben, Senden.
3. Der Mitarbeiter bekommt eine WhatsApp-Nachricht. Sobald er antwortet, ist er im Team und kann den Assistenten sofort nutzen. Für die Web-App meldet er sich mit seiner Telefonnummer an.

Alternativ geht die Einladung per E-Mail. Rollen: Administrator (alles), Manager (Büro: Angebote, Rechnungen, Freigaben, Team), Mitarbeiter (eigene Zeiten, Rapporte, Bautagebuch, Fotos). Details unter Team und Rollen.

4. Kunden und Projekte anlegen

• Kontakte: Kunden, Lieferanten und Ansprechpersonen. Eine Organisation kann mehrere Personen haben. Über Neu legst du einen Kontakt an; bei Firmen mit Website reicht die Adresse, Work7 übernimmt die Daten aus dem Impressum.
• Projekte: Jede Baustelle ist ein Projekt mit Kunde, Adresse, Team, Terminen und Ablage. Fast alles andere hängt daran: Zeiten, Rapporte, Bautagebuch, Angebote und Rechnungen.

5. Die erste Woche

Tag	Was ihr ausprobiert	Anleitung
1	Jeder stempelt per WhatsApp „Kommen“ und „Gehen“	Zeiterfassung
2	Ein Monteur diktiert den ersten Rapport per Sprachnachricht	Rapport per WhatsApp
3	Das Büro erstellt ein Angebot aus dem Katalog	Angebot erstellen
4	Eine Anfrage aus dem Posteingang in die Pipeline übernehmen	Anfrage aus dem Posteingang
5	Aus dem Rapport eine Rechnung machen	Rechnung erstellen

6. Hilfe

• Im WhatsApp-Assistenten: „Menü“ oder „Hilfe“ schreiben.
• Im Web: der Assistent unter Assistent beantwortet Fragen zu Zahlen, Projekten und Abläufen.
• Support: office@work7.net