Microsoft 365 verbinden: Postfach, Kalender, SharePoint

• FürWork7-Administratoren und euren Microsoft-Administrator
• ModulIntegrationen
• Dauereine Viertelstunde, davon zwei kurze Schritte beim Microsoft-Administrator

Gilt ab Work7 0.2.1 · Stand 16.09.2026

Mit einer einzigen Verbindung zu Microsoft 365 bekommt Work7 drei Dinge:

• Postfach: Der Posteingang in Work7 zeigt die E-Mails eures Firmenpostfachs, sortiert Anfragen vor und schickt Antworten über euer Postfach.
• Kalender: Termine aus Work7 landen im Outlook-Kalender der Mitarbeiter, Änderungen in Outlook kommen zurück.
• SharePoint: Work7 legt Dokumente in einer Team-Site ab, wenn ihr das wollt.

Die Verbindung gilt für den ganzen Betrieb, nicht für einzelne Personen. Sie hängt an keinem Benutzerkonto und läuft weiter, wenn jemand das Passwort ändert oder den Betrieb verlässt.

Was du brauchst:

• die Rolle Administrator oder Manager in Work7
• euren Microsoft-Administrator (Globaler Administrator oder Anwendungsadministrator in Microsoft 365) für die Zustimmung und für die SharePoint-Freigabe
• für SharePoint: eine Team-Site, in der Work7 arbeiten soll. Ein persönlicher OneDrive geht nicht.

Welche Berechtigungen Work7 bekommt

Beim Verbinden zeigt Microsoft eurem Administrator diese Liste. Es sind Anwendungsberechtigungen, sie gelten für euren gesamten Microsoft-365-Mandanten und werden einmal für den Betrieb bestätigt.

Berechtigung	Wofür Work7 sie braucht
Organization.Read.All	Prüft beim Verbinden, welcher Betrieb dahintersteht
User.Read.All	Liest die Liste der Postfächer und Kalender, damit ihr das Firmenpostfach auswählen könnt und Termine beim richtigen Mitarbeiter landen
Mail.ReadWrite	Liest das gewählte Firmenpostfach und markiert Mails als gelesen
Mail.Send	Verschickt Antworten, Angebote und Rechnungen über euer Postfach
Calendars.ReadWrite	Trägt Termine in Kalender ein und liest Änderungen zurück
Sites.Selected	Erlaubt Zugriff auf SharePoint, aber nur auf Sites, die ihr einzeln freigebt. Ohne Freigabe sieht Work7 keine einzige Site.

Work7 nutzt davon nur, was ihr einrichtet: das eine Postfach, das ihr auswählt, die Kalender eurer Mitarbeiter und die eine SharePoint-Site, die ihr freigebt.

Wenn später Berechtigungen dazukommen

Erweitert Work7 die Liste, muss euer Microsoft-Administrator einmal neu zustimmen. Dafür reicht unter Kalender & E-Mail ein Klick auf Erneut anmelden. Die alte Zustimmung deckt neue Berechtigungen nicht ab.

1. Verbindung herstellen

1. In Work7 Einstellungen › Integrationen öffnen, Reiter Kalender & E-Mail.
2. Microsoft 365 wählen und auf Bei Microsoft anmelden klicken.
3. Es öffnet sich die Microsoft-Anmeldung. Hier meldet sich euer Microsoft-Administrator an, nicht irgendein Mitarbeiter. Microsoft zeigt die Berechtigungen aus der Tabelle oben.
4. Akzeptieren klicken. Microsoft schickt euch zurück zu Work7.
5. Work7 prüft die Verbindung automatisch: Organisation, Benutzerverzeichnis und ein Postfach. Danach steht dort Mit Microsoft 365 verbunden.

Klappt der Test nicht, zeigt Work7 „Die Verbindung zu Microsoft 365 hat nicht geklappt. Bitte erneut anmelden.“ Meist hat die Zustimmung nicht vollständig geklappt oder es wurde ein Konto ohne Administratorrechte verwendet. Dann Schritt 2 bis 4 mit dem richtigen Konto wiederholen.

Wenn der Microsoft-Administrator nicht am selben Rechner sitzt

Der Administrator kann die Zustimmung auch alleine erteilen. Er braucht dafür den Link, den Work7 hinter Bei Microsoft anmelden aufruft. Am einfachsten: Er meldet sich selbst kurz in Work7 an und klickt den Knopf. Alternativ öffnet er die Zustimmungsseite von Microsoft direkt und wählt dort Work7 aus. Die Adresse lautet https://login.microsoftonline.com/organizations/adminconsent?client_id=<Work7-Client-ID>. Die Client-ID zeigt Work7 im Reiter Dateispeicher im Freigabe-Befehl.

2. Firmenpostfach wählen

Der Posteingang in Work7 zeigt genau ein Postfach. Das legt ihr hier fest.

1. Reiter Postfach öffnen.
2. Aus der Liste das Postfach wählen, das eure Anfragen erhält, zum Beispiel office@firma.at. Die Liste kommt aus eurem Microsoft-Verzeichnis und zeigt aktive Konten mit E-Mail-Adresse. Gastkonten und deaktivierte Konten fehlen.
3. Verbinden klicken.

Ab jetzt holt Work7 neue Mails regelmäßig ab und sortiert sie vor. Was ihr in Outlook schon gelesen habt, ist auch in Work7 gelesen. Antworten aus Work7 gehen über dieses Postfach raus und liegen in Outlook unter Gesendet. Wie ihr damit arbeitet, steht unter Anfrage aus dem Posteingang anlegen.

Steht im Reiter „Zuerst Microsoft-Tenant unter Kalender & E-Mail verbinden und testen“, fehlt Schritt 1.

3. Kalender

Für den Kalender ist nichts weiter einzurichten. Sobald die Verbindung steht:

• Termine, die ihr in Work7 anlegt, erscheinen im Outlook-Kalender des zuständigen Mitarbeiters. Work7 findet den Kalender über die E-Mail-Adresse: Die Adresse des Mitarbeiters in Work7 muss seine Microsoft-Adresse sein.
• Verschiebt oder löscht jemand den Termin in Outlook, übernimmt Work7 das.
• Der Abgleich läuft alle zwei Minuten, zusätzlich meldet Microsoft Änderungen sofort.

Mehr dazu unter Termin beim Kunden anfragen.

4. SharePoint als Dateispeicher

Optional. Wenn eure Dokumente in SharePoint liegen sollen statt im Work7-eigenen Speicher, richtet ihr das hier ein. Work7 bekommt Zugriff auf genau eine Site, auf nichts anderes.

4a. Site-Adresse eintragen

1. Einstellungen › Integrationen, Reiter Dateispeicher.
2. Als Provider Microsoft SharePoint wählen.
3. Bei SharePoint Site-URL die Adresse der Team-Site eintragen, zum Beispiel https://firma.sharepoint.com/sites/Bauleitung. Nimm die Adresse der Site selbst, nicht die eines Ordners oder einer Datei.
4. Provider speichern klicken.

4b. Site für Work7 freigeben (Microsoft-Administrator)

Diese Freigabe lässt sich im SharePoint Admin Center nicht anklicken. Sie geht nur über einen Befehl in PowerShell. Work7 zeigt ihn dir fertig an, mit eurer Site-Adresse und der Work7-Client-ID.

1. Im Abschnitt Site für Work7 freigeben auf den Kopier-Knopf neben dem Befehl klicken.
2. Den Befehl an euren Microsoft-Administrator schicken.
3. Der Administrator führt ihn in PowerShell aus und meldet sich dabei mit seinem Microsoft-Administratorkonto an.

Der Befehl sieht so aus:

Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser
Connect-MgGraph -Scopes "Sites.FullControl.All"

$siteUrl = "https://firma.sharepoint.com/sites/Bauleitung"
$uri = [System.Uri]$siteUrl
$siteId = (Get-MgSite -SiteId "$($uri.Host):$($uri.AbsolutePath)").Id

New-MgSitePermission -SiteId $siteId -BodyParameter @{
  roles = @("write")
  grantedToIdentities = @(
    @{ application = @{ id = "<Work7-Client-ID>"; displayName = "Work7" } }
  )
}

Was der Befehl tut, Zeile für Zeile:

• Install-Module holt einmalig die Microsoft-Graph-Werkzeuge für PowerShell.
• Connect-MgGraph -Scopes "Sites.FullControl.All" meldet den Administrator an. Diese Berechtigung braucht nur der Administrator für diesen einen Befehl, Work7 bekommt sie nicht.
• Get-MgSite ermittelt aus der Adresse die interne Site-ID.
• New-MgSitePermission gibt die Site für die Anwendung Work7 frei, mit Schreibrecht (write). Das ist die einzige Berechtigung, die Work7 auf eurem SharePoint erhält.

Soll Work7 eine zweite Site bekommen, wiederholt der Administrator den Befehl mit der anderen Adresse. Work7 nutzt allerdings immer nur die Site, die im Dateispeicher eingetragen ist.

4c. Verbinden

1. Zurück im Dateispeicher auf Mit Cloud verbinden klicken.
2. Work7 prüft die Freigabe, legt einen Testordner an und löscht ihn wieder, dann baut es die Ordnerstruktur auf.
3. Der Fortschritt steht darunter im Ablage-Status, siehe Ablage-Status prüfen.

Es öffnet sich dabei kein Microsoft-Anmeldefenster. Das ist richtig so: Work7 nutzt die Verbindung aus Schritt 1.

Wenn es nicht klappt

Verbindung und Postfach

• „Die Verbindung zu Microsoft 365 hat nicht geklappt.“ Zustimmung mit einem Konto ohne Administratorrechte erteilt oder abgebrochen. Mit dem Microsoft-Administrator wiederholen.
• Das gewünschte Postfach fehlt in der Liste. Die Liste zeigt aktive Benutzerkonten mit E-Mail-Adresse. Gastkonten, deaktivierte Konten und Verteilerlisten fehlen. Ein freigegebenes Postfach erscheint nur, wenn sein Konto in Microsoft 365 aktiviert ist. Bei einem frisch angelegten Postfach ein paar Minuten warten und die Seite neu laden.
• Mails aus Work7 kommen nicht an. Prüfen, ob das gewählte Postfach senden darf und nicht nur ein Verteiler ist.

SharePoint

• „Für diesen Betrieb ist noch kein Microsoft 365 verbunden.“ Schritt 1 fehlt.
• „Die Site ist für Work7 noch nicht freigegeben.“ Schritt 4b ist offen oder lief auf einer anderen Site. Adresse im Befehl mit der in Work7 vergleichen und den Befehl erneut ausführen lassen.
• „Work7 darf die Site lesen, aber nicht schreiben.“ Die Freigabe wurde mit read erteilt. Im Befehl muss roles = @("write") stehen.
• „Unter dieser Adresse findet Microsoft keine SharePoint-Site.“ Adresse prüfen: Site im Browser öffnen und die Adresse bis einschließlich Site-Namen kopieren, also bis …/sites/Bauleitung.
• Work7 findet die Site trotz richtiger Adresse nicht. Unter der Site-URL Erweitert: Site-ID von Hand eintragen öffnen und die Site-ID eintragen. Der Administrator sieht sie in der Ausgabe von Get-MgSite. Mit der Site-ID überspringt Work7 die Suche über die Adresse.

Verbindung trennen

• SharePoint: Unter Dateispeicher auf Trennen klicken. Work7 kopiert bekannte Dateien in den Work7-Speicher zurück und vergisst die Site-Angaben. Die Freigabe in SharePoint bleibt, bis euer Administrator sie aufhebt. Eure Dateien in SharePoint bleiben unangetastet.
• Postfach und Kalender: Die Microsoft-Verbindung ganz aufheben kann nur euer Microsoft-Administrator: im Microsoft Entra Admin Center unter Unternehmensanwendungen die Anwendung Work7 löschen. Damit erlöschen alle Berechtigungen aus der Tabelle oben auf einmal. In Work7 zeigt der Reiter Kalender & E-Mail die Verbindung danach als fehlgeschlagen.