Bautagebuch führen und Fotos ablegen

• FürMonteure und Bauleiter
• ModuleBautagebuch (Fotos und Ablage gehören zur Basis)

Gilt ab Work7 0.3.0 · Stand 15.09.2026

Das Bautagebuch ist die interne Tagesdokumentation je Baustelle: Wetter, Leute, ausgeführte Arbeiten, Behinderungen, Mängel, Fotos. Es ist kein Kundenbeleg, das ist der Rapport.

Per WhatsApp

1. Bautagebuch › Heute erfassen oder direkt: „Bautagebuch: Decke im Wohnzimmer gespachtelt, Elektriker war nicht da, Lieferung Kleber kommt morgen.“
2. Der Assistent holt die Felder eures Gewerke-Profils (zum Beispiel Wetter, Anwesende, Arbeiten, Behinderungen) und zeigt die ausgefüllte Vorschau für das aktive Projekt und den heutigen Tag.
3. Speichern. Gibt es für den Tag schon einen Eintrag, wird er ergänzt.
4. Ansehen: Bautagebuch › Ansehen oder „Zeig mir das Bautagebuch von gestern“.

Screenshot: Bautagebuch-Vorschau in WhatsApp

Im Web

Im Projekt unter Bautagebuch siehst du die Zeitleiste oder den Kalender, je Tag einen Eintrag mit Feldern, Fotos und Uhrzeiten. Heute erfassen legt einen Eintrag an; die Felder sind dieselben wie per WhatsApp. Welche Felder es gibt und ob Fotos Pflicht sind, stellt der Administrator unter Einstellungen › Gewerk ein.

Fotos und Dateien ins Projekt

• Per WhatsApp: Foto oder Datei in den Chat schicken. Der Assistent fragt nach dem Projekt (oder nimmt das aktive) und legt die Datei in dessen Ablage, mit deiner Bildunterschrift als Notiz. Sag vorher „Ich schick dir gleich ein Foto vom Bad Huber“, dann weiß er das Projekt schon.
• Im Web: Im Projekt unter Ablage hochladen oder per Drag-and-drop. Ist ein eigener Dokumenten-Speicher (SharePoint, Drive, Dropbox, Nextcloud) verbunden, liegen die Dateien dort im Projektordner. Projekte ohne Kunden haben ihren Ordner unter „_Ohne Kunde“.

So sieht der Projektordner im eigenen Speicher aus

Beim Anlegen eines Projekts legt Work7 im verbundenen Speicher den Ordner an: im Kundenordner ein Ordner mit Projektnummer und Name (etwa „PR-4711-0003 Neubau Schule“), darin Dateien, Verträge, Bilder, Notizen, Bautagebuch, Aufmaß und Abnahme. Fotos aus WhatsApp liegen unter Bilder und heißen „WhatsApp“ plus Datum, Uhrzeit und Absender, Abnahme-Fotos unter Abnahme. Dateien behalten ihren Originalnamen; gibt es ihn schon, hängt Work7 „(2)“ an. Eigene Dateien und Unterordner darfst du in diesen Ordnern jederzeit anlegen.

Die Ordner ziehen mit, wenn sich in Work7 etwas ändert, meist innerhalb einer Minute:

• Kunde oder Projekt umbenannt: Der Ordner bekommt den neuen Namen.
• Projekt einem anderen Kunden zugeordnet: Der Projektordner wandert in den Ordner des neuen Kunden.
• Archiviert: Kunden wandern nach „_Archiv“, archivierte Projekte in den Ordner „_Archiv“ ihres Kunden. Beim Reaktivieren kommen sie zurück.
• Kunde gelöscht: Sein Ordner wandert nach „_Archiv/Gelöscht“, seine Projekte nach „_Ohne Kunde“. Work7 löscht dabei keine Dateien.
• Anfrage gewonnen: Dateien, Fotos und Mail-Anhänge der Anfrage wandern in den neuen Projektordner, der leere Anfrageordner verschwindet.

Alle Links auf Dateien in Work7 funktionieren danach weiter. Ob alles stimmt, siehst du im Ablage-Status.

WhatsApp-Fotos, die keinem Projekt zugeordnet sind, bleiben nicht ewig liegen: Nach 23 Tagen fragt Work7 einmal nach, frühestens eine Woche später werden sie aus der Zwischenablage gelöscht. Fotos in Projektordnern bleiben immer.

Fotos aus dem Bautagebuch und aus der Ablage sind dieselben Dateien; das Bautagebuch verknüpft sie nur mit dem Tag.

Tipps

• Mehrere Fotos hintereinander landen alle im gewählten Projekt, bis du ein anderes nennst.
• „Was wurde gestern bei Huber gemacht?“ beantwortet der Assistent aus dem Bautagebuch.